Aufgabenmanagement in Excel

Bei einem Meeting, bei einer Vereinssitzung oder bei der Planung des nächsten gemeinsamen Urlaubs… Jeder kennt das Problem… Wie kann das Vereinbarte einfach fest- und nachgehalten werden? Wer hat was mit wem bis wann zu tun? Im privaten Bereich dürfte größtenteils noch ein Schmierzettel ausreichen, aber wenn die Anzahl der beteiligten Personen und/oder der Aufgaben steigt, dann empfiehlt es sich, auf eine digitale Lösung zurückzugreifen.

nb2011_Aufgabenverwaltung ist eine solche digitale Lösung, welche ich mit MS Excel 2010 umgesetzt habe. Die Excel-Datei besteht aus zwei Tabellenblättern. „MasterData“ und „Aufgaben„.

MasterData“ dient als Hilfstabellenblatt, in welchem verschiedene Taxonomien (altgr. táxis ,Ordnung’ und nómos ,Gesetz’) aufgeführt sind. Diese Taxonomien sollen mit Hilfe von Gültigkeitsprüfungen die Dateneingabe sinnvoll unterstützen. Bevor nun also die einzelnen Aufgaben eingetragen werden können, sollten die Taxonomien gepflegt werden. Insgesamt gibt es fünf Ordnungskritierien:

  • Kontext: Hier können bis zu fünf verschiedene Aufgabentypen definiert werden. Dabei sind die Zellinhalte Kontext1 bis Kontext5 in den Zellen A1:A5 einfach zu überschreiben oder ggf. zu löschen.
  • Kategorie: Hier können bis zu zehn verschiedene Aufgabenkategorien definiert werden. Dabei sind die Zellinhalte Kategorie_01 bis Kategorie_10 in den Zellen B1:B10 einfach zu überschreiben oder ggf. zu löschen.
  • Priorität: Eine Aufgabe kann – in Anlehnung an Microsoft Outlook – mit Hilfe von drei Klassen (niedrig, normal, hoch) eingestuft werden.
  • (Bearbeitungs-)Stufe: Eine Aufgabe kann – auch in Anlehnung an Microsoft Outlook – mit Hilfe von fünf Klassen (Nicht begonnen, In Bearbeitung, Erledigt, Wartet auf jemand anderen, Zurückgestellt) klassifiziert werden.
  • %-Erledigt: Auch der Bearbeitungs- bzw. Erledigungsgrad ist in (Prozent-)Stufen aufgeteilt. Insgesamt gibt es fünf Stufen: 0%, 25%, 50%, 75% und 100%.

Im Tabellenblatt „Aufgaben“ werden dann die eigentlichen Daten gepflegt bzw. ToDos eingetragen.

  • ID: Die Identifikationsnummer für die jeweilige Aufgabe wird automatisch vergeben, sofern das Betreff in der vorherigen Zeile. Die Formatierung der jeweiligen Zeile wird übrigens auch automatisch vorgenommen.
  • Kontext: Hier ist der, im Tabellenblatt „MasterData“ definierte Aufgabentyp auszuwählen.
  • Kategorie: Hier ist die, im Tabellenblatt „MasterData“ definierte Aufgabenkategorie auszuwählen.
  • Betreff: Hier ist der Name der Aufgabe und ggf. eine kurze Beschreibung einzutragen.
  • Priorität: Welche Prio hat die die Aufgabe?
  • Verantwortlich: Wer ist für die Aufgabe verantwortlich?
  • Beginn: Hier ist das Anfangsdatum zu pflegen. Falls die Aufgabe einen Vorgänger hat, bietet es sich an, das Anfangsdatum direkt mit dem Enddatum des Vorgänger zu verknüpfen (z.B.: =H7)
  • Fällig: Hier ist die Deadline bzw. das Fälligkeitsdatum zu pflegen. Falls die Aufgabe einen Vorgänger hat, muss hier kein fixes Datum eingegeben werden. Bezugnehmend auf das Anfangsdatum kann das Enddatum auch die Addition von Tagen errechnet werden (z.B.: =G8+10).
  • Stufe: In welcher Bearbeitungsstufe befindet sich die Aufgabe?
  • Erledigt: Zu welchem Grad (in Prozent) wurde die Aufgabe erledigt?
  • Status: Hier der Status der Aufgabe mit einem Ampeltool visualisiert.
    • Rot:Das Fälligkeitsdatum wurde überschritten und die Aufgabe wurde noch nicht zu 100% erledigt oder es sind schon mehr als 75% der Bearbeitungszeit (Fälligkeit minus Beginn) vergangen und es wurde noch nicht ein Erledigungsgrad von 75% erreicht.
    • Gelb: Es sind schon mehr als 50% der Bearbeitungszeit (Fälligkeit minus Beginn) vergangen und es wurde noch nicht ein Erledigungsgrad von 75% erreicht.
    • Grün: Die Aufgabe wurde erledigt oder das Fälligkeitsdatum ist noch erreicht.

Ein einfaches Tool, um „ToDo“- oder „Offene Punkte“-Listen zu pflegen. Hier geht es zum Download der Datei:

Tipp: Die einzelnen Aufgaben eines Verantwortlichen lassen sich ganz einfach durch den (Text-)Filter in der entsprechenden Spalte auslesen.
Tipp2: Eine Integration mit den Aufgaben von Outlook ist via VBA möglich.

Veröffentlicht von

Nick Bohle

Europäer & Ostwestfale. Diplom-Kaufmann & Controller. Beta Tester & Digital Immigrant. Reisender & Genießer... Ein freier Mensch!

29 Gedanken zu „Aufgabenmanagement in Excel“

  1. Hallo Nick,

    das mit der neuem Zeile habe ich mittlerweile rausgefunden, kannst Du mir sagen wie ich den Fehler unter Status behebe wenn Beginn und Fällig am das gleiche Datum haben, dann kommt statt grün:

    #DIV/0!

    Kann ja sein das eilige Aufgaben noch am gleichen Tag erledigt werden müssen.

    Vielen Dank

    Gruss Marco

    1. Hallo Marco,

      danke für den Hinweis! Da muss ich die entsprechende Formel bearbeiten. Leider schaffe ich das wahrscheinlich nicht vor dem Wochenende. Ich werde hier einen Kommentar einstellen, wenn das Tool bzw. die Excel-Datei aktualisiert ist.

      Nick

    2. Obwohl… Du kannst die Formel in Spalte K auch selber bearbeiten:

      • Zelle K6 –> In den zwei UND-Bedingungen (H6-G6) durch WENN(H6-G6=0;1;H6-G6) ersetzen.
      • Zelle K6 markieren –> STRG-C
      • Bereich K7:K100 markieren –> STRG-V

      Fertig… Viel Erfolg!

  2. Hallo,
    super Tool, gratuliere!
    Ich bräuchte allerdings mehr als 5 Aufgabentypen. Wie kann ich die Kontext-Anzahl erhöhen?
    Danke!
    Heidi

    1. Vielen Dank! Um die Auswahlmöglichkeiten zu erhöhen, einfach in Spalte A vom Tabellenblatt „MasterData“ die weiteren Begriffe eintragen. Dann unter Formeln > Namensmanager > Kontext den Bereich bzw. Namensbezug entsprechend erweitern. Beispielhaft bei 10 Begriffen würde der neue Namensbezug =MasterData!$A$1:$A$10 lauten.

      Viel Erfolg!

  3. Hallo Nick,

    kannst Du mir bitte Hilfestellung geben wie ich Deinen Tipp2: „Eine Integration mit den Aufgaben von Outlook ist via VBA möglich“ realisieren kann?

    Gruss,

    Rainer

    1. Hallo Rainer,

      kurzfristig ist mir dies leider nicht möglich, da ich derzeit leider relativ eingespannt bin. An Deiner Stelle würde ich nach Export von Aufgaben von Excel nach Outlook googeln.

      Viel Erfolg!

  4. Hallo Nick,

    habe mal wieder eine Frage !!

    Bei ID gößer 99 (also 99 Aufgaben wird keine neue Zeile mehr angelegt). Kann ich oder Du das beheben?

    Vielen Dank

    Gruss Marco

    1. Lieber Marco,

      das kannst Du ganz einfach selber beheben. Markiere die komplette letzte Zeile in der noch eine ID anglegt wird (wahrscheinlich Zeile 104 – die Zeile sollte aber noch nicht befüllt sein). Dann drückst Du STRG-C und markierst mit der Maus weitere Zeilen also 105 bis xxx. Dann drückst Du STRG-V. Fertig.

      Falls Du noch Rückfragen hast… Gerne hier im Kommentarbereich.

      VG
      Nick

      1. Vielen Dank mal wieder für die schnelle Antwort.

        Noch eine Frage, dein Blog ist sehr schön und groß hast Du noch mehr Effizienz Tools auf deinem Block von denen der Rest der Welt noch wissen sollte?

        Vielen Dank noch mal !!

        1. @Marco: Vielen Dank!

          Das Aufgabentool ist zur Zeit das einzige Excel-Template auf meiner Homepage. In naher Zukunft habe ich keine Veröffentlichung weiterer Tools geplant.

          Langfristig könnte ich mir aber eine Artikelserie über eine persönliche Balanced Scorecard vorstellen.

          Mal sehen….

          1. Hallo Nick,

            Bitte wer sich solche Mühe gibt dem kann man ja auch mal Danke sagen !!

            Ich meinte aber nicht nur Excel, wahrscheinlich setzt Du auch sonst gute Tools ein z.B. Apps auf deinem Handy, Todo Lists oder sonst irgendwas was einen Vorteil verschafft und das Leben aufgeräumter oder entspannter macht.

            Vielen Dank

            Gruss Marco

  5. Hallo Nick,
    bin gerade auf diese wunderbare Excel gestoßen, ist genau das, was ich brauche, super!
    Allerdings funktioniert das bei mir mit der Farbmarkierung ab der 4. ID nicht wirklich, z.B. wird trotz 50% Fristablauf (Stufe Bearbeitung) und 0% Erledigunsstatus trotzdem grün markiert.

    Gibt es vielleicht eine korrigierte Formel, neues Download?

    Grüße
    S.

  6. Hallo Nick,
    vielen Dank für diese Liste. Auf meiner Such nach Anregungen, war ich froh, dass ich diese hier gefunden habe. Merci!! :)

  7. Lieber Nick,

    ist es auch möglich eine Spalte einzufügen, bei der man einfach (unabhängig vom Datum) auswählen kann zwischen: grün = erledigt und rot = noch zu erledigen?
    Bzw kann man die letzte Spalte dementsprechend abändern?

    Danke schonmal für deine Antwort!

    Viele Grüße, Carmina

    1. Liebe Carmina, vielen Dank für Deinen Kommentar. Ja, dies ist ganz einfach möglich, indem Du statt der Formel eine 1 für rot, eine 2 für gelb und eine 3 für grün eingibst. Gruß Nick.

  8. Lieber Herr Bohle, ich bin ein absoluter Excel-Laie und zudem als Grafikerin am Mac tätig. Trotzdem habe ich bei meiner Suche nach einem geeigneten Projektmanagement-Tool, das nicht zu aufwändig ist, Ihre Vorlage gefunden, die ich richtig klasse finde.
    Nun verzweifle ich jedoch gerade an der Bearbeitung, da ich mich wie gesagt mit dem Programm ziemlich schwer tue. Auch sind manchmal Programm-Tools bei Mac anders als beim PC.
    Ich habe mir jetzt die Kontext- und Kategorienfelder erweitert (werden sicherlich auch in der Zukunft immer wieder welche hinzu kommen), jedoch finde ich absolut weder den wie Sie schreiben „Namensmanager“, noch finde ich heraus, wie ich die ergänzten Begriffe auch in den Dropdowns angezeigt bekomme. Bei mir gibt es unter dem Reiter „Formeln“ nur einen Button, der heißt „Namen einfügen“. Darunter kann ich auch „Kontext“ auswählen, aber es passiert dann nichts??
    Wo sind denn diese Funktionen hinterlegt, um bspw. die Zeilenzahlen zu ändern?
    Ich hoffe sehr, Sie können mir irgendwie helfen. Herzlichen Dank im Voraus!

    1. Vielen Dank für den Kommentar. Auf dem PC heißt es Namensmanager. In der neuesten Version von Excel für Mac heißt der Menüpunkt „Namen definieren“. Hier klicken Sie dann auf den Namen, dessen Zeltbezug Sie ändern wollen und vergrößern den Zellbereich. Bsp. für Kontext: =MasterData!$A$1:$A$5 in =MasterData!$A$1:$A$15 wenn Sie Zeilen hinzufügen wollen.

      Viel Erfolg!

  9. Guten Abend Herr Bohle, vielen Dank für Ihr Feedback. Ich bin heute schier verzweifelt auf der Suche nach einer Lösung. Denn das, was Sie beschreiben, habe ich überall versucht, allerdings wurde mir nie der Formelinhalt angezeigt. Nun bin ich über einen einfachen Shortcut heute spät abends noch auf die Lösung gekommen: Im Netz stand irgendwo, dass der Namensmanager mit cmd + F3 (Funktionstasten müssen als Standard definiert sein) aufgerufen werden kann. Und dann poppt bei mir nämlich ein anderes Feld auf, in dem man genau das tun kann, was Sie beschrieben haben. Den entsprechenden Namen auswählen und Formel ändern! Verstehe wer will, aber wahrscheinlich wieder einmal ein Problem zwischen den verschiedenen Versionen PC/Office- und Mac-Excel.
    Zumindest dieses Problem ist gelöst!

    Ich hoffe, ich darf mich nochmals melden, wenn ich noch eine Frage habe. Ihre Tabelle ist so klasse – man weiß ja, dass man mit Excel tolle Tools schaffen kann, wenn man nur weiß, wie ;-)
    Allerdings kenne ich wirklich kaum jemanden, der sich so vertieft schon auskennt mit dem Programm. Selbst langjährig in Excel arbeitende Büroangestellte könnten das nicht.

  10. Lieber Nick,

    wirklich ein Supertool, allerdings habe ich dasselbe Problem wie Sylvia vom 08.04.2013.
    Bei Eingabe aktueller Daten, wie z.B Beginn 13.11.2015 und fällig 17.11.2015 wird der Status direkt auf „grün“ gesetzt, unabhängig von einem Eintrag =100% „erledigt“. bzw. auch wenn dort Werte < 100% eingegeben sind. Den darauf folgenden Kommentar von Simon ("<" fehlt vor den letzten 75%) kann ich nicht nachvollziehen.

    VG Cord

    1. Bzw. wenn ich dem Rat von Simon folge und ein „<" vor den "=75%" am Ende der Formel setze, wird das SatusFeld trotzdem noch grün markiert, auch wenn der "erledigt"-Wert bei 0% steht..

      1. Lieber Cord,

        vielen Dank für Deine Kommentare. Dieses Verhalten der Farbmarkierung war von mir so gewollt. Der Status grün heißt nicht erledigt, sondern es ist genug Zeit es zu schaffen. Viele Grüße, Nick

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