Ich nutze seit Längerem die App Things für die Organisation meiner privaten ToDos – statt der hier veröffentlichten Excel-Liste.
Diese Anwendung ist für all die Geräte in meinem Apple-Fanboy-Kosmos verfügbar und synchronisiert sich über die Things Cloud. Hauptsächlich nutze ich die App aktiv auf meinem iPad (mit Tastatur) für die Erfassung, Organisation und Review von Aufgaben. Die erledigten Aufgaben hake ich auf der Apple Watch ab („Ring schließen“), da dort die Fortschrittsanzeige am motivierendsten ist. Immer öfter nutze ich auch Siri, um mir vom HomePod mini Erinnerungen vorlesen zu lassen (Hey Siri, in Things, welche Aufgaben habe ich heute?).
Durch Zufall habe ich nun neulich eine Anleitung für Things auf David Allens Website „Getting Things Done„ entdeckt und gekauft. Was ist Getting Things Done bzw. GTD? Die ersten Zeilen bei Wikipedia:
Getting Things Done (GTD) ist eine Selbstmanagement-Methode von David Allen, die ihren Nutzern effizientes und belastungsfreies Arbeiten ermöglichen soll. Sie strebt an, den gesamten Alltag einer Person u. a. mit kontextbezogenen Aufgabenlisten zu erfassen. So sollen sowohl Perspektive über die verschiedenen Themen als auch Kontrolle über die Arbeit erreicht werden. Hauptprinzip der Methode ist, dass der Nutzer alle seine anstehenden Tätigkeiten in einem Verwaltungssystem erfasst und dadurch den Kopf frei hat für Wichtigeres, nämlich die Erledigung der aktuell richtigen Aufgabe, ohne befürchten zu müssen, andere Aufgaben zu vergessen oder den Überblick zu verlieren.
Quelle: https://de.wikipedia.org/wiki/Getting_Things_Done
Ich verstoße bewußt gegen die Regel von GTD, nicht nur EIN Verwaltungssystem zu nutzen. Im Corporate-Umfeld machen andere, kollaborativere Lösungen mehr Sinn. Und irgendwie bilde ich mir auch ein, das diese beruflich / private Trennung hilft, meine Work-Life-Balance zu optimierten.
Mein neues Things Set-up
Bis dato habe ich in Things nur mit der Dimensionen Zeit (Heute, Geplant, Jederzeit, Irgendwann) und Tags gearbeitet. Projekte habe ich sehr, sehr selten genutzt, Bereiche gar nicht. Mit dem Lesen der GTD Guideline für Things hat sich das nun geändert.
NB! Dies ist mein persönliches Set-up, welches ich gerade erst implementiert habe. Es entspricht nicht dem GTD Things Guide, dessen Lektüre ich empfehle.
Bereiche
Aufgrund der Anleitung – obwohl es nicht explizit empfohlen wurde – habe ich mich entschieden, neben der Zeit-Dimension zwei Bereiche zu schaffen: Aufgaben und Referenzen.
Im Bereich „Aufgaben“ erfasse ich Dinge / Things, die eine Tätigkeit erfordern. Der Bereich Referenzen dient der Referenzierung / Erinnerung an Dinge / Things die aktuell keine Tätigkeit erfordern.
Referenzen
Dieser Bereich dient der Erinnerung an Bücher, die ich lesen möchte, Dinge, die ich kaufen möchte oder Dinge, die ich kochen möchte. Um dies gestalten zu können, habe ich die drei Projekte „Bücher“, „Investitionen“ und “Rezepte“ angelegt. Hier ist anzumerken, dass die Begrifflichkeit „Projekt“ der Things Software entstammt. Wie auch im Bereich Aufgaben, würde ich die Unter-Bereiche eher als Kontext bezeichnen. Es ist zu überlegen, ob der Bereich Referenzen um weitere Sub-Kontexte wie Filme, Restaurants, Orte oder gar “Bucket List“-Einträge zu erweitern ist. Der Bereich Referenzen ist für mich also ein Ideen-Speicher.
Aufgaben
Im Bereich Aufgaben habe ich mich stärker an den GTD Guide angelehnt, wobei es doch Differenzen gibt:
| GTD Guide | Persönliches Set-up | Beschreibung |
|---|---|---|
| Agendas | Agenda | Zu besprechende Themen mit… [Kommt im privaten Umfeld eher selten vor] |
| Calls | Anrufe | (Video-) Anrufe, die von überall getätigt werden können: |
| Errands | Besorgungen | Aufgaben, die außer Haus erledigt werden müssen. Einträge enden mit einem Verb. |
| Computer | Digital | Aufgaben, die einen Computer oder ein iPad erfordern, werden hier aufgeführt. Alle Einträge enden mit einem Verb. |
| Home | Zuhause | Aufgaben, die Zuhause erledigt werden müssen. Einträge enden mit einem Verb. |
| Anywhere | Überall | Aufgaben, die überall erledigt werden können, werden hier aufgeführt. Alle Einträge enden mit einem Verb. |
| Projects | Projekte | Projekte, zu deren Erledigung mehrere Aufgaben über einen längeren Zeitraum abgeschlossen werden müssen. Projekte haben immer ein Enddatum. Das Feld Notizen wird für die Projektbeschreibung verwendet. Meilensteine und zukünftige Aufgaben werden mit Hilfe der Checklisten-Funktion erfasst. Aktuelle Aufgaben werden in den entsprechenden Listen (Anrufe, Besorgungen, etc.) eingegeben. Projekt und die dazugehörigen aktuellen Aufgaben sind mit einem einheitlichem Tag zu markieren. |
| Waiting for | n/a | Im privaten Umfeld m.E. nicht wirklich implementierbar- |
| Someday/maybe | n/a | Überschneidung mit der Zeit-Dimension IRGENDWANN. Also nicht anwendbar |
Der nächste Schritt…. Anwendung.
Die Anwendung der adaptierten GTD-Regeln haben den Mehrwert der Things App mehr als gesteigert. Die neue Struktur, plus eine tägliche Review, plus eine detaillierte sonntägliche, wöchentliche Review, plus das “Ring schließen“ auf der Apple Watch haben meine Aufgabenerledigung strukturiert und gamifiziert.
Was folgt?
Ortsbezogene Erinnerungen mit Hilfe der Kurzbefehle-App.